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Contrata un asistente virtual para automatizar tu negocio

por | Abr 12, 2017 | Desarrollo Personal, Freelance, Productividad, Trabajo Remoto | 15 Comentarios

Estaba mirando una película de Miranda July llamada Futuro. En una de las tomas uno de los actores pregunta. ¿Conocés alguna forma de que la mente reemplace las manos?

Claro que ellos no tenían la respuesta, pero yo si.

¿Qué te parece la idea de diseñar un sistema que te remplace completamente? Hablo de tener el ingenio de montar un negocio que funcione en piloto automático.

Conozco muchas personas con muy buenas ideas que no tienen tiempo para materializarlas.Quizás no conocen el concepto de tercerizar o no escucharon hablar de esta nueva tendencia de contratar asistentes virtuales del otro lado del océano.

Algunas veces me encuentro con emprendedores apasionados que dan todo por su empresa. Se consideran una especie de super emprendedores y están dispuestos a hacer de todo. Se anotan en 20 cursos por semana, van a todas las conferencias de emprendedores y piensan que delegar ciertos trabajos no está bien.

Honestamente no me parece para nada brillante quedarte hasta las 12 de la noche diseñando el logo de tu empresa. De seguro hay gente capacitada que lo puede hacer mucho mejor y en menos tiempo.

Contratar a un experto habla bien de vos, te hace ver profesional. Si tu talento es escribir, no tiene sentido que dediques dos meses aprendiendo wordpress. Lo mejor que podés hacer es contratar un diseñador web y dedicar todas esas horas a crear contenido, estoy seguro que tu proyecto te lo va a agradecer.

La gente nota rápido algo hecho por un amateur. Y a mi gusto, alguien que no invierte en su negocio no genera mucha confianza.
Lo ideal es que aprendas a tercerizar algunas tareas, y si todo va bien, un día podrás despedirte de tu empresa o como algunos dicen, jubilarte antes de tiempo.

Si tu idea es trabajar desde una playa en Bali o viajar mientras tu empresa sigue funcionando, voy a demostrarte como automaticé mi empresa de diseño web gracias a las plataformas freelances.
Al igual que muchos emprendedores, conocí este nuevo concepto de contratar asistentes virtuales gracias a Tim Ferriss y su libro “La semana laboral de 4 horas”. En gran parte exaltaba los beneficios de tercerizar ciertos trabajos repetitivos para concentrarse en las tareas que más beneficios traían a su empresa.

Atraído por la idea de seguir la ley de Pareto 80/20 (es decir, enfocarte en el 20 por ciento de las tareas que generan el 80 por ciento de los beneficios)

Honestamente por mi parte he tercerizado una gran variedad de servicios, incluyendo búsquedas laborales, diseño web, desarrollo de logos, banners, flyers. Incluso redacción, creación de contenido, traducción, corrección. Programación PHP, landing pages, tiendas virtuales.

He trabajado con todo tipo de profesionales, muchos han ayudado a que mis proyectos crezcan, otros simplemente han sido una pérdida de tiempo.

Si estás planeando contratar un asistente – o si ni siquiera lo habías contemplado pero ahora que lo piensas tiene  sentido, me gustaría contarte mi experiencia desarrollando todo tipo de proyectos gracias a la fuerza de profesionales virtuales.

En el año 2013 decidí probar suerte en las plataformas freelances. Todos los días ingresaba y me postulaba en los empleos que me interesaban. Algunos me respondían pero luego de un breve tiempo, tener que buscar trabajo de esta forma me resultó agotador.

Sentía que no tenía sentido, ganaba bien y tener que regalar mi tiempo enviando propuestas no se justificaba, además me frustraba  ofrecer mis servicios a un precio tan bajo, ya que competía con desarrolladores de todo el mundo. El punto es que los costos de Londres no eran los de india.

Para los que no conocen las plataformas freelances, se trata de un sitio donde se publican oportunidades laborales puntuales o temporales. Para poder postularte a una oferta debes enviar una carta de presentación explicando tus habilidades, en pocas palabras porqué sos la personas indicada para obtener el empleo.

Claro que al mismo tiempo hay otros usuarios en la misma secuencia, así que luego de haber escrito una carta hablando de que eres el próximo mesías y estás listo para ganar un cannes con ese proyecto, ves como otros trescientos freelances aplican detrás tuyo con mejores calificaciones ya que trabajan en la plataforma desde hace varios años.

Esto de enviar cartas de presentación no era lo mío. De hecho odiaba ese método. Tengo muy malos recuerdos con Boomerang y mis primeros días luego de haber terminado la facultad.

Sabía que no duraría mucho tiempo.

Recordando a Tim Ferris, decidí contratar a alguien que se encargue de hacer todo esto por mi. Buscaría un asistente virtual para que encuentre nuevos trabajos, además podría lidiar con los clientes y responder todos los mensajes.

La idea era perfecta.

Ese mismo día entré en Odesk y publiqué mi primer anuncio.

Al día de hoy fui aprendiendo como mejorar este proceso. Así que sobre la marcha me gustaría ir dejando algunos conceptos puntuales para que puedas aprender un poco de los errores y aciertos que tuve.

Cómo armar un anuncio efectivo para incrementar la lista de postulantes.

Ya conocía los anuncios que llamaban la atención. Sabía que tenía que ser claro, destacar un poco mi empresa como para que no parezca un don nadie.

Un título simple, fácil de entender y rápido de leer.

“Busco un asistente virtual con experiencia para administrar perfiles en plataformas freelancers y conseguir nuevos trabajos”

Tenía dinero ahorrado y quería invertir en conseguir nuevos trabajos. Desde mi punto de vista era una oportunidad para sacarle provecho a todas estas plataformas. Mi presupuesto inicial era 600 dólares. Convengamos que tampoco era tanto dinero.

Definitivamente no especifiqué el presupuesto en el anuncio. Lo que sí fue clave era dejar bien claro lo que buscaba, el dinero que podía pagar y cuantas horas por semana necesitaba.

La idea era que el asistente virtual dedique 4 horas por día a buscar trabajo en todas las plataformas freelances.

4 horas por día da un total de 20 horas a la semana, por lo tanto 80 horas al mes. No parecía una locura, ya que la mayoría de los asistentes cobraban en ese momento 3 dólares por hora. Igual para calcular un mes exacto es mejor multiplicar 20 horas semanales por 4,33.

El asistente ganaría unos 240 dólares por mes hasta agotar el presupuesto. Si funcionaba  obtenía más empleo y si no, simplemente daría de baja todos los perfiles.

A lo largo de los años fui desarrollando un buen ojo para contratar profesionales gracias a todo tipo de experiencias. Incluso un día hubo un asistente que hackeó mi cuenta en Odesk y aumentó su sueldo. Claro que recibí un mail notificando  lo sucedido y el asistente fue expulsado de la plataforma.

Contratar asistentes virtuales fue fundamental para empezar a viajar como nómade digital. Gracias a la ayuda de ellos pude delegar varias tareas. Un viaje puede desorganizar tu semana y quizás los clientes no tengan por qué escuchar que no tenías wi-fi en el aeropuerto o recibir una respuesta unos días más tarde.

Lo primero es el trabajo, asegurarte de brindar el mejor servicio a tus clientes antes de viajar.

Cómo podés detectar los buenos asistentes del resto

1) Una gran cantidad de asistentes no demuestran mucho interés

Las entrevistas por skype son claves para tomar decisiones, pero para evitar perder todo ese tiempo vale la pena detectar aquellas solicitudes de verdad interesadas en tu proyecto.

Puede que algunos asistentes no estén de acuerdo con el presupuesto, o quizás no tengan mucho tiempo, no importa la circunstancia, ya que claramente no te van a blanquear todo esto y buscarán la forma de obtener tu dinero.

Quizás se tiren el lance al final con una propuesta diseñada a su gusto con palabras profesionales y un presupuesto exagerado, simplemente no están interesados. Evita perder tiempo con ellos.  Es tan simple como ver cuanto tardan en responderte un mensaje. Si tardan más de un día, olvídate.

De seguro vas a encontrar gente con ganas de trabajar en tu proyecto.

2) La gran mayoría no suele leer el anuncio.

Otra idea que me trae buenos resultados es realizar preguntas. Armá un cuestionario para todos los que se apliquen al empleo,  de esta forma podrás rápidamente separar la paja del trigo.
Entre la gran lista de asistentes que se ofrecen, hay un gran porcentaje de aspirantes que ni siquiera leen el anuncio.
El cuestionario te permite seleccionarlos con facilidad viendo las respuestas y obtener más información de los aspirantes que te pueden interesar.

3) Los más preparados siempre muestran un valor diferencial

Estos asistentes suelen destacarse del resto. Además de responder todas las preguntas con una gramática perfecta, suelen enviar material extra. Ya sea videos, links de portfolios, testimonios.

Otros suelen tener la habilidad de rastrearte y encontrarte en Skype, gmail, donde sea.

Lo importante es tener claro que tipo de profesional estás buscando.
A mi me interesaba al comienzo un asistente virtual insistente que pueda encontrarme trabajo. Por lo tanto, los que me agregaban a skype y no paraban de enviar mensajes a diario, eran a mi gusto los indicados para lo que necesitaba.

Por lo tanto intenta analizar todas las propuestas y no contrates tan rápido. De a poco conseguirás una buena lista de asistentes que se destacan del resto.

Mis errores contratando un asistente virtual

Por supuesto que cometí varios errores al comienzo. De vez en cuando me arrepentía de haber contratado a varias asistentes. Incluso haber pagado por un trabajo que nunca fue realizado o incluso dejaba directamente un proyecto sin terminar.

Creo que lo correcto sería ir meditando sobre mis equivocaciones a medida que escribo el post.

1) Mucha experiencia no significa que sean mejores

La idea siempre es contratar una persona con ganas de aprender y crecer. Suena obvio. Bien, además es importante contratar una persona con humildad. Valoro mucho más a alguien dispuesto a escuchar los objetivos del proyecto y adaptarse a tu forma de trabajar que un experto que te dice todo lo que tenés que hacer.

Tu asistente debe tener cierta autonomía, ya que no vas a estar todo el día detrás de él. Buscar los mas capacitados, tampoco asegura el éxito del proyecto. La excusa de “yo trabajo así” no es una respuesta alentadora.

Siempre dirígite a tu asistente con respeto, no hagas chistes que una persona en india no pueda entender. Estamos hablando de otra cultura, incluso tienen días religiosos que no conocemos y deberás respetarlos. Olvidate de utilizar términos coloquiales ni intentes ser extra simpático. Siempre habla bien, con respeto y nunca te exaltes. Si no tienes un buen feedback se lo comunicas a tu asistente y das de baja el contrato sin discusiones.

2) No contrates a alguien si no sabés exactamente lo que tiene que hacer

El anuncio tiene que estar claro, pero más claro lo tenés que tener vos. De seguro vas a tener que explicarle a tu asistente todo lo que tiene que hacer, no esperes que lea tu mente.

Así que es muy importante que puedas desarrollar de forma extendida todo lo que necesitás, tiempos, software que tiene que utilizar, idioma en los que te vas a manejar, horarios ya que el uso horarios puede variar bastante. Aclarale que te despertás unas cinco horas después que él cómo para que no espere que le respondas a las cinco de la mañana.

3) Realiza una pre selección de los perfiles que más te interesan

Analiza todas las propuestas que te envían y crea una lista de los solicitantes cuyas presentaciones parecen interesantes. Casi todas las plataformas permiten hacer una preselección, utiliza esta función para enviar postulantes a la próxima evaluación.

Algunas plataformas además permiten a los asistentes rendir exámenes. Casi todas ofrecen test para demostrar el conocimiento. Esto puede ayudarte a la pre selección. Intenta familiarizarte con los exámenes de las plataformas ya que incluso podés exigir que completen uno de estos antes de cerrar el trato.

4) No te guíes sólo por las calificaciones. Prepara una buena entrevista.

Uno de los principales errores es querer contratar a los que mejor califican.

¿Suena lógico verdad?

En india suelen vender los perfiles constantemente y muchas veces podés caer en un fake.

Así que no contrates a nadie después de una corta entrevista de cinco minutos. Para evitar perder el tiempo te recomiendo armar un cuestionario con todos los requerimientos que deseas de él.

Si es un desarrollador haz un test, si es un asistente virtual prepara alguna actividad para resolver.

Recordá siempre que estás invirtiendo dinero. ¿Cuántas veces tuviste que viajar una hora para una entrevista?

Los que de verdad están interesados van a cumplir los pasos necesarios para demostrarte que son los indicados.

Una entrevista de video con el solicitante es muy importante. Puede revelarte el nivel de idioma, la tecnología que utiliza, ya que muchos no tienen cámara ni una buena velocidad de red. Ver rápidamente si trabaja en un lugar aislado o en un cyber café. También podés notar fácilmente el entusiasmo, la seguridad y nada como el contacto visual en la entrevista final.

5) Haz que el asistente virtual esté interesado en trabajar en tu empresa.

No te vendas como un inexperto sin dinero que no sabe que hacer. Recuerda que la mejor forma de incentivar un asistente es mostrarle que está en una posición donde puede crecer. Por lo tanto diseña un logo, un buen perfil, un sitio web con tus servicios. Debes mostrarte profesional.

Volviendo a mi anuncio, me gustaría seguir hablando  del primer asistente virtual que contraté. Se llama Shuvo, y en ese tiempo era un estudiante de ingeniería de 23 años que vive en Bangladesh.

Al comienzo tenía bien claro lo que quería que Shuvo realice, el que no le tenía claro era él. Mi primer error fue no tener organizado un plan de trabajo. Esto demoró los tiempos y no capitalicé mi dinero al comienzo. Perdí algunos días preparando las tareas mientras mi asistente realizaba trabajos que no eran importante para el proyecto.

Tips para mantener una buena relación con tu asistente virtual

1) Introducción y video presentación

Desde el momento que le diste el OK a un asistente debés tener todo preparado. No contraten a nadie si no tienen previamente organizado un plan de trabajo.

Carpetas, mails, sistemas de comunicación, información de la empresa, incluso un video donde explicás lo que tiene que hacer en caso que quiera repasar las actividades.

Recomiendo que además prepares un video introductorio del proyecto. En caso que algo no salga bien, podés contratar a otro asistente, así ahorrarás tiempo al no repetir todo lo que tiene que hacer otra vez.

2) Una de las mejores cosas que hice fue desarrollar un manual

Armá un documento con todos los procedimientos paso a paso. Además puedes sumar toda la información relevante, contraseñas, página web. Esto me aseguró que no me interrumpieran constantemente con preguntas básicas y que se manejen de forma autosuficiente rápidamente.

3) Programas para compartir archivos y carpetas

Creo que es uno de los mejores servicios hoy en día para mantener una relación virtual. GOOGLE DRIVE permite compartir documentos e incluso que varias personas trabajen en ellos al mismo tiempo. Creo que es algo que ya todos saben, pero muy pocos aprovechan todas las ventajas.

En una carpeta decidí subir una gran lista de cartas de presentación, para que Shuvo pueda aplicar a todo tipo de trabajos. Tenía unos 20 templates, sólo debía cambiar algunas frases como para que no se detecte el copy paste, pero era la forma más rápida de aplicar a muchos trabajos.

3) Seguimiento de tareas cumplidas y tareas diarias

Además para tener una idea de lo que iba haciendo todas las semanas, y no tener que estar preguntando todo el tiempo decidimos utilizar Trello. Solo bastaba con que complete las tareas diarias y suba los links de los trabajos donde había aplicado.

Cuando quería podía visitar los links y constatar que mi aplicación estaba activa y corroborar que todo estaba bien.

Además podía verificar cuantos trabajos aplicaba por día, una buena forma de medir el rendimiento y la tasa de conversión.

Tenemos que  buscar un espacio en nuestra agenda para verificar las tareas realizadas y analizar si todo va bien.

Es fácil ponerse a trabajar y olvidarte de tu asistente temporalmente; suelen ser silenciosos y no exigen el mismo tiempo que un cliente.

Pero si querés que sea eficaz, al menos reservate unos 30 minutos por día para revisar su trabajo. Esto además ayuda a que detectes cualquier error en caso que tu asistente no esté haciendo algo bien. Estoy seguro de que no te va a hacer muchas preguntas ya que no quiere molestarte. Lo importante es anticiparse y detectar cualquier error antes que sea tarde y complique la relación.

4) Conversaciones

Esta app siempre fue nuestro mejor aliado. Hablo de skype. Cuando era un tema importante Shuvo me escribía por ahí. Luego de que empezó a conseguir trabajos se convirtió en el mediador con mis nuevos clientes. Así que además de conseguir trabajo se encargaba de lidiar con estos. Se encargaba de responder los mensajes, analizar los requerimientos y yo sólo debía chequear lo que tenía que hacer. Media hora al día nos reuníamos por esta skype y sincronizábamos el trabajo.

5) Métodos de pago

La mejor forma de pagarle a un asistente es mediante una plataforma virtual. Estuvimos viendo todos los métodos de pago, pero Shuvo no tenía paypal, y por alguna razón tampoco quería girar dinero directamente sin estar seguro.

Me gustaba mucho Odesk por su capacidad para generar un contrato, el seguimiento del trabajo y además permitía establecer un sistema de pago.

Podia verificar  los horarios, y días de pago, me enviaba screenshots donde veía lo que estaba haciendo el asistente en horario de trabajo.

A este punto yo estaba más que agradecido de la decisión que había tomado. Podía delegar toda las tareas que no me interesaban y además había muchas otras que no podría haber hecho mejor.

Shuvo era un experto consiguiendo trabajo, hacía años que trabajaba en las plataformas y las conocía bien.

6) Un poco de motivación extra

Un día estaba hablando con un asistente y me comentó que quería aprender Marketing Digital. Decidí suscribirme al servicio de Lynda. Para los que no saben es una plataforma de cursos y tutoriales. Tiene un abono mensual y podés hacer todos los cursos que quieras.

Decidí abrir una cuenta para mi asistente. Creo que fue un punto extra ya que nadie antes le había ofrecido una capacitación de forma gratuita. Esto ayudaba a fortalecer la relación.

Contratar un asistente virtual puede hacerte ahorrar muchas horas de trabajo. La mayoría de los asistentes virtuales son autónomos y trabajan desde su casa o incluso cybers especiales en India. Existe una gran lista de sitios para que puedas empezar. Sólo tenés que cargar tu anuncio y vas a ver toda la gente que te quiere ayudar.

Lo importante es encontrar alguien que se adapte rápidamente a tu organización. Las empresas en Estados Unidos utilizan asistentes virtuales para casi todo desde hace años. Desde servicios de atención al cliente hasta el mantenimiento de una plataforma virtual .

Me gustaría para terminar sugerirte cinco servicios que puedes automatizar hoy mismo:

Administración: Mantener un registro sobre los gastos e ingresos, puede ser una de las tareas más fáciles para un asistente virtual. Muchas empresas pequeñas eligen compartir sus sistemas para reducir espacio y delegar funciones a profesionales que trabajan de forma eficiente desde su hogar. Incluso los bancos hoy mismo empiezan a generar servicios para reducir las colas, como el envío de cheques escaneados e incluso realizar depósitos por la red.

Research Online: Existen muchas empresas que cuenta con oficinas de investigación. Ya sea buscando información para sitios web, explorando nuevos productos o investigar posibles empleados o contactos de negocios. Muchos bloggers en estados unidos piden a sus asistentes que rastreen los mejores tópicos para blogs para estar al tanto de las últimas tendencias y poder desarrollar nuevo contenido.

Data Entry: Mantener bases de datos, cargar productos en tiendas virtuales o incluso cualquier función específica que incluya cargar datos en una plataforma. Ya sea actualizar imágenes, cambiar textos o modificar anuncios, tercerizar estos servicios es de lo más común en una empresa.

Desarrollo de Presentaciones: Tomar los datos y crear una presentación de powerpoint antes de una reunión empresarial. Muchos empresarios ya se olvidaron de tener que resumir los hallazgos de una investigación gracias a la ayuda de personal calificado que trabaja online. Estos servicios no suelen ser costosos y pueden significar un enorme ahorro del tiempo dentro de la empresa.

Atención al cliente: Un asistente virtual puede ser una buena apuesta para manejar los canales sociales de su empresa, responder todos los mensajes e incluso generar una venta desde la ventana de chat de un sitio web. Incluso responder y enviar correos son tareas normales que se pueden tercerizar.

Creo que este post tiene una buena base para que puedas armar tu propia experiencia. Si crees que te queda alguna duda o pensás que puedo ayudarte en algo podés escribir un mensaje y te responderé enseguida.

15 Comentarios

  1. cynthia

    Que buen informe, muy completo!

    Responder
    • Tato

      Muchas gracias Cynthia!

      Responder
  2. Esteban

    Genial el artículo.

    Vino como anillo al dedo. Pedí una solución y acá está. Como diseñador gráfico, pierdo mucho tiempo, y un asistente es ideal.

    Un gran abrazo!

    Responder
    • Tato

      Me alegra que te sirva. Cualquier consulta o duda que necesites resolver podés escribirme sin problemas. Un abrazo!

      Responder
  3. Sergio

    Hola que buen trabajo! Justo estoy necesitando tercerizar hacer las campañas de Google adwords y seguimiento de analítica, conoces algunas plataformas recomendables para buscar especialista o como buscarlos. Gracias y saludos!

    Responder
    • Tato

      Hola Sergio,

      Podés utilizar la plataforma de http://www.freelancer.com ya que de seguro necesitás un profesional que hable español.

      También tenés Workana, Nubelo para habla hispana.

      En inglés me funciona muy bien People Per Hour donde podés revisar los sección de hourlies donde ofrecen servicios puntuales y te ahorrás el proceso de selección.
      Incluso Fiverr está avanzando rápidamente en el mercado hispano y podés encontrar profesionales de muy buen nivel.

      Depende mucho si es un trabajo puntual o si querés crear un contrato mensual.

      ¡Cualquier cosa me avisás! Un abrazo!

      Responder
      • Sergio

        Hola mil gracias por los consejos la idea es que sea mensual con abono, pero como lo que hago es solo para el mercado local, una última duda conoces gente que haga Google ads recomendables porque hay demasiadas opciones y como dice el artículo es para delegar, estar tranqui, sino todo bien, te agradezco por los consejos y el tiempo que le dedicas!

        Responder
        • Tato

          Hola Sergio,

          Te recomiendo probar suerte en una plataforma y empezar a ganar experiencia.

          Te aseguro que vas a tener muy buena respuesta de Freelancers de todo latino américa.

          Probá armar un anuncio, es gratis y de seguro en un día ya podés encontrar varias propuestas.

          Responder
  4. Pedro

    Hola, realmente excelente el artículo, son de gran ayuda estas recomendaciones que das.

    Te quería consultar si dentro de las tareas que le asignas al asistente virtual, está la de buscar equipo calificado para el proyecto, periodistas, desarrolladores, diseñadores, etc.

    Gracias.

    Responder
    • Tato

      De momento no delego esas actividades.

      Siempre que contrato un nuevo asistente me encargo del anuncio, la pre selección y por supuesto las entrevistas.

      Claro que todo tiene un costo de tiempo y dependiendo del proyecto quizás analizaría en un futuro la posibilidad.

      Por el momento prefiero no delegar esa parte.

      Si conozco Project Managers freelances que lo hacen muy bien como Solange Baseterre entre otros.

      Responder
    • sergio

      Te agradezco por tomarte el tiempo de responder y 100% util tus recomendaciones.

      Responder
    • Tato

      Thanks for the line!

      Responder
  5. Barbara

    Excelente post! queria preguntarte cuantas horas por semana trabaja tu asistente virtual?

    Gracias!!

    Responder
    • Tato

      Hola Bárbara, gracias por escribir. unas 20 horas semanales es suficiente. Algunas semanas puede trabajar un poco más, pero lo podés ir regulando con el limitador de horas semanales, así no te cobran más de lo que tenías planeado

      Responder

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